Erfüllung der Dokumentationspflichten

Dokumentationspflichten? Erledige ich für Dich

Dokumentationspflichten? Erledige ich für Dich

Mit meiner Unterstützung zur stressfreien Dokumentationserfüllung

Eine präzise und gut gepflegte Dokumentation ist entscheidend, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und Abläufe im Unternehmen effizient zu gestalten. Ich unterstütze dich umfassend bei der Erstellung und Pflege der erforderlichen Dokumente in den Bereichen KI-Richtlinien, DSGVO, IT- und Datenmanagement, Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement. Dafür nutze ich bewährte Dokumentationshilfen und Mustervorlagen, um eine schlanke, übersichtliche Struktur zu schaffen, die auch künftigen Prüfungen standhält und dir den Arbeitsalltag erleichtert.



Mit meiner Hilfe erhältst du eine verständliche und durchdachte Dokumentenstruktur, die sich von allen leicht pflegen und erweitern lässt. Ergänzend dazu setze ich auf ein hilfreiches Informationssystem, das durch Visualisierung an wichtige Termine erinnert – wie Prüftermine, vorgesehenen Fristen für Aktualisierungen oder ablaufende Fristen – und nach Möglichkeit auch automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Abteilungen sendet. Hierzu verwende ich insbesondere, je nach Umgebung deiner IT-Infrastruktur, Collaboration und Workflow-Management-Tools wie Asana und Notion oder KI Tools wie Reclaim, um Aufgaben zu datieren und Verantwortliche zuzuweisen. Auch das Aufgaben-Center in der Warenwirtschaft sowie E-Mail-Programme bieten Funktionen, um dich zusätzlich an Termine zu erinnern. So bleiben alle Anforderungen stets im Blick und können fristgerecht erfüllt werden.


Mit meiner Unterstützung zur stressfreien Dokumentationserfüllung

Eine präzise und gut gepflegte Dokumentation ist entscheidend, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und Abläufe im Unternehmen effizient zu gestalten. Ich unterstütze dich umfassend bei der Erstellung und Pflege der erforderlichen Dokumente in den Bereichen KI-Richtlinien, DSGVO, IT- und Datenmanagement, Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement. Dafür nutze ich bewährte Dokumentationshilfen und Mustervorlagen, um eine schlanke, übersichtliche Struktur zu schaffen, die auch künftigen Prüfungen standhält und dir den Arbeitsalltag erleichtert.



Mit meiner Hilfe erhältst du eine verständliche und durchdachte Dokumentenstruktur, die sich von allen leicht pflegen und erweitern lässt. Ergänzend dazu setze ich auf ein hilfreiches Informationssystem, das durch Visualisierung an wichtige Termine erinnert – wie Prüftermine, vorgesehenen Fristen für Aktualisierungen oder ablaufende Fristen – und nach Möglichkeit auch automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Abteilungen sendet. Hierzu verwende ich insbesondere, je nach Umgebung deiner IT-Infrastruktur, Collaboration und Workflow-Management-Tools wie Asana und Notion oder KI Tools wie Reclaim, um Aufgaben zu datieren und Verantwortliche zuzuweisen. Auch das Aufgaben-Center in der Warenwirtschaft sowie E-Mail-Programme bieten Funktionen, um dich zusätzlich an Termine zu erinnern. So bleiben alle Anforderungen stets im Blick und können fristgerecht erfüllt werden.

AdobeStock 832765684 Cat Computer Code - Generiert mit KI

KI-Systeme

und deren Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit


Die Dokumentationspflichten für Künstliche Intelligenz (KI) sind in Europa bereits ein wichtiges Thema und werden durch die geplante EU-Verordnung, den AI Act, in Zukunft weiter verschärft.


Jetzt Unterstützung bei der nötigen KI-Dokumentation sichern!


✓ Systembeschreibung: Funktionen und Algorithmen

✓ Risikobewertung: Analyse und Maßnahmen

✓ Datenqualität: Quellen und Verarbeitung

✓ Entscheidungsprotokolle: Entscheidungen und Verhalten

✓ Erklärungslogik: Entscheidungsabläufe


Zukünftig Pflicht:


✓ Technische Doku: Architektur und Entwicklung

✓ Sicherheitsdoku: Sicherheitsmaßnahmen und Tests

✓ Testdoku: Testergebnisse zur Sicherheit

✓ Notfallplan: Maßnahmen bei Ausfällen



⚝ Bild generiert mit KI

DSGVO-Vorgaben

und deren Anforderungen an Verarbeitungsprozesse, Sicherheitsmaßnahmen und Einwilligungen


Jetzt Unterstützung bei der DSGVO-Dokumentation sichern!


✓ Datenschutzerklärung

✓ Einwilligungserklärungen

✓ Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs)

✓ Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

✓ Vertraulichkeitserklärungen und Datenschutzinformationen für Mitarbeiter:innen

✓ Schulungs- und Verpflichtungsnachweise der Mitarbeiter

✓ Datenschutzverpflichtung für Homeoffice-Telearbeit

✓ Verhaltensrichtlinien im Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, sozialen Netzwerken und der Kommunikation im Netz

✓ Löschkonzept und Datenaufbewahrungsrichtlinien

✓ Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

✓ Datenschutzbeauftragten-Dokumentation

✓ Meldeverfahren bei Datenschutzverletzungen



IT- & Datenrichtlinien

für technische Standards, ordnungsgemäße Verwaltung, Sicherheitsmaßnahmen und branchenspezifische Anforderungen


Jetzt Unterstützung bei der Dokumentation der IT- und Datenrichtlinien sichern!


Allgemeine IT-Vorgaben


✓ IT-Sicherheits- und Nutzungsrichtlinien 

✓ Mitarbeiterverpflichtung Internet und Mailnutzung am Arbeitsplatz

✓ Schulungs- und Sensibilisierungsnachweise

✓ Benutzer- und Zugriffsprotokolle

✓ IT-Sicherheitskonzepte und Risikoanalysen

✓ Notfall- und Wiederherstellungspläne


Prozess- und Produktdaten 


✓ Datenfluss- und Prozessdokumentation

✓ Change-Management-Protokolle

✓ Datenmanagementplan

✓ Produktdatenverwaltung und -spezifikationen

✓ Nachverfolgbarkeit und Rückverfolgbarkeit von Produkten

✓ Compliance-Dokumente für Produkte (z. B. REACH, RoHS, Produktsicherheitsgesetz in der EU)

✓ Produktlebenszyklus-Management (PLM)


In der Administration und Verwaltung


✓ Buchhaltungs- und Finanzdokumentation

✓ Personalverwaltung und Arbeitsverhältnisse

✓ Kunden- und Lieferantenverträge

✓ Compliance-Dokumente (z. B. Anti-Korruption und Finanztransparenz)

✓ Dokumentation von Genehmigungen und Zustimmungen

✓ Protokolle von Vorstandssitzungen und Versammlungen

QM-Systeme

und deren Anforderungen an Dokumentation, Qualitätssicherung und Prozesskontrollen


Jetzt Unterstützung bei der QM-Dokumentation sichern!


✓ QM-Handbuch

✓ Visualisierung der Prozesslandschaften

✓ Detaillierte Prozessbeschreibungen

✓ Risikomanagement-Dokumentation

✓ Reklamationsdoku

✓ Dokumentation von Maßnahmen zur Fehlerbehebung sowie zur Vermeidung von zukünftigen Problemen

✓ Lenkung von Dokumenten

✓ Lieferantenbewertung und -dokumentation

✓ Einarbeitungspläne, Unterweisungsnachweise und Arbeitsanweisungen

✓ Jahreszielgesprächen, Schulungsplänen, Qualifikationsmatrix

✓ Abweichungs- und Fehlerprotokolle

✓ Auditberichte 




Vorgaben zur Arbeitssicherheit

und deren Anforderungen an Arbeitsschutzmaßnahmen und Prävention


Jetzt Unterstützung bei der Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzdokumentation sichern!


✓ Hinweis- und Gefahrenschilder

✓ Flucht- und Rettungspläne

✓ Ergebnisdokumentation von Gefährdungsbeurteilungen

✓ Gefahrenstoffkataster

✓ Betriebsanweisungen

✓ Unterweisungsnachweisen, Bestellurkunden und Pflichtenübertragungen

✓ Dokumentation prüfpflichtiger Arbeitsmittel

✓ Erstellung von BEM-Formularen

✓ Notfall- und Erste-Hilfe-Dokumentation

✓ Unfall- und Vorfallberichte

✓ Arbeitsschutz- und Gesundheitsberichte

✓ Überwachung der Arbeitsumgebung



☑️ Zertifizierte Sicherheitsbeauftragte (SiB T1 & T2 I VBG) seit 2015


Strukturen erhalten und Chancen nutzen

MEHR ZEIT FÜR IHR BUSINESS

Vorteile einer virtuellen Assistenz

  • remote und flexibel einsetzbar
  • Dienstleistungen genau nach Vorgaben
  • All-In Tarif für variable Einsatzmöglichkeiten
  • Beauftragung stunden-, tageweise oder projektbezogen möglich
  • Entlastung bei Personalengpässen und Auftragsspitzen
  • monatliche Abrechnung nach Aufwand

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